理想的财务机器人程序
2020年第1期 1435 < 返回目录
机器人流程自动化(RPA)能使财务部门摆脱枯燥、避免犯错并节省时间,从而使财务专业人士有更多时间从事更有价值的分析工作。

  从1951年上映的科幻电影《地球停转之日》中威力无比的重型装甲机器人戈特,到1962年周六早间档科幻动画片《杰森一家》中妙语连珠的机器人保姆罗茜,机器人至今一直承载着人类的恐惧和希望。在这两部影视剧上映间隔期间,经济学家Doris E. Pullman准确预言了自动化的好处、代价及其必然趋势,其中就包括如今最热门的机器人流程自动化(以下简称RPA),比美国《新闻周刊》杂志专题报道“自动化的挑战”(1965年)还早了好几年。她在1958年8月1日发行的Journal of the American Association of Industrial Nurses中写道:“自动化最重大的影响可能在就业方面,其将削减一些工作岗位,如危险、单调、繁重、容易疲劳的生产作业。” 
  通过自动化排除目前财务流程中的“危险”,似乎是涉及RPA的唯一不合时宜的论调,除非你想到的是根据人为错误数据做出的严重错误的商业决策给财务从业人员带来的危险。然而,财务流程(其中90%适宜自动化)的确可能极为单调乏味,令人思维麻木且易于疲劳,从而导致效率低下并容易出错。

  技术咨询公司Gartner称,RPA是一套可编程的先进技术,用于执行一系列过去需要人为干预的任务。麦肯锡咨询公司则形容RPA“剥离了人身上的计算机属性”。
  RPA几乎可以用于自动化所有软件应用程序,包括财务规划与分析(FP&A)或企业绩效管理(CPM)软件。例如,经过编程的RPA机器人程序可以登录CPM解决方案,进行复杂的计算、合并结果,然后导出这些新数据。随后,再次对同一个机器人程序编程,使其登录数据仓库,导入上述新数据,供商业智能(BI)软件应用程序访问。
  尽管一些FP&A软件包含了自动化元素,但与RPA并不完全相同。这好比自动驾驶技术和汽车本身之间的差异。自动驾驶技术将驾驶员必须控制的速度、制动、方向等过程自动化,而汽车是自动化的技术对象。一些人很享受驾驶的乐趣,而另一些人却觉得开车无趣,只是不得已而为之。
  RPA的好处显而易见,能将人从枯燥重复、容易出错的手动任务中解放出来(这类工作令人厌倦而无法专注),然后将这些工作转交给计算机或机器人程序来完成,它们处理速度更快,永远不会感到疲倦或者厌烦,只要编程正确,就不会犯简单的数学错误。
  Pullman在1958年写道:“对于那些将从事(机器人)设计制造、控制、维护、维修等新的高薪技术工作的人来说,他们的经济状况和个人地位将会得到提升。”不过,她当时把机器人称为“新机器”。换句话说,自动化将把人类从单调繁重的工作中解放出来,使他们得以从事更愉悦、收入更高、更有价值的工作。
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RPA能解决的三大问题

  RPA有时也被称为智慧自动化(smart automation)或智能自动化(intelligent automation),用于财务流程自动化时,可解决人类执行相同任务时面临的三大基本问题,即突破财务部门的瓶颈;接管人为失误高发的流程;为财务专业人士认为枯燥、耗时、价值低的财务流程编写脚本程序。
  由于机器人程序分担了一些极其枯燥耗时的工作,高素质财务专业人士有更多时间从事重要的分析工作。这样他们才能理解数据背后的东西,而不仅是简单地汇报数字。
  RPA包含两个截然不同的部分(或层面):例程和授权机器人程序。例程是用于执行特定任务的具体脚本程序(类似计算机代码),如登录到系统、从确认源收集详细数据,或基于这些数据运行某一进程。
  在仍需依赖人工合成电子表格系统的财务部门,一个财务专业人士要使用由几十个甚至几百个相链接的独立电子表格组成的巨大的工作簿。这些高素质财务专业人士创建宏指令――一组可自动运行并可重复某些流程的存储函数,比如从单元格E17中取和,然后加上单元格B24的数值,在单元格C88中输入结果。这就是RPA的第一部分,通过例程实现宏系统的自动化。
  RPA的第二部分是授权机器人程序,即在无人为干预下执行脚本程序的高级软件工具。例如,授权机器人程序可以取代以下人工操作流程:财务专业人士玛丽周一上午上班时登录财务系统,启动一个操作流程,将从企业资源计划(ERP)系统中提取的特定数据输入到报表生成工具,然后等待整个流程完成。该流程运行完毕后,玛丽需要对结果进行抽查,通过查看少数数据点来判断这些数据是否正确,以确认数据的有效性。接下来,玛丽要启动另一个的流程,可能是合并数值,再次等待并抽查结果。随后,她启动报表生成流程,并对报表进行抽样审核,最后,将报表发送给公司的高管们。
  在上述场景中,玛丽花了周一整个上午的时间来处理枯燥的报表生成和发送工作,这些报表将帮助高管们进行商业决策。她很可能觉得自己目前的工作,并不能体现出她这些年专业培训所付出的时间、费用以及努力。
  在使用一个或多个RPA机器人程序的组织中,上述工作流程可以通过编程设定在任意时间(如周日半夜)自动执行:机器人程序启动,登录财务系统,从ERP系统获取数据,载入报表生成工具。数据加载完毕,机器人程序立即对成千上万个数据点进行测试,识别并标记错误与异常。玛丽可能会发现这其中的若干错误与异常,但多数都无法识别。机器人程序运行这一流程、确认报表,同时向玛丽报告异常。周一早上一上班,玛丽就可以快速检查并解决问题,批准发送最终报表。
  与此同时,机器人程序还可以监督或指示其他应用程序将数据加载到报表生成工具。例如,从银行网站获取货币汇率,载入报表生成工具,进行多种货币换算以供报表使用。

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RPA可管理的七项任务

  从戈特、罗茜到RPA机器人程序,所有的机器人都是按照编程行事,运行脚本程序。如果杰森一家想让保姆罗茜洗碗,那就要写好相应的脚本程序。

  1.访问应用程序
  在本例中,罗茜按照编程在特定时间(通常是在餐后)运行洗碗的脚本程序。当身体内置的时钟到了指定时间,罗茜就会访问洗碗应用程序,依照步骤完成任务。
  她打开洗碗机,运行分析程序,判断洗碗机是空的还是满的,里面的餐具是洗过的还是待洗的。

  如果杰森一家还想让罗茜洗衣服,就需要编写洗衣服的脚本程序。因为一个机器人程序一次只能做一件事,如果这家人想同时洗衣服和洗碗,就需要另一个机器人程序。如果允许任务按顺序完成,则只需对一个机器人程序编程,让其依次执行任务。RPA机器人程序是授权软件工具,所以有必要最大限度地有效使用它们,以最大化投资回报率。

  2.运用if-then逻辑

  机器人程序执行的许多程序步骤都运用了if-then逻辑。如果洗碗机是空的,则放入待洗的餐具;如果洗碗机里有待洗的餐具,则放入更多待洗的餐具;如果洗碗机里的餐具是干净的,则将它们放置到相应的橱柜里,再把待洗的餐具放进洗碗机。待洗的餐具放好后,就检查皂液瓶。如果洗洁精用完了,则前往存放洗洁精的柜子,取回洗洁精,把洗洁精添加到洗碗机格子里。
  在财务RPA的情境中,可以运用if-then逻辑编写脚本程序,来检查数据单元是否空白,再从另一个数据源获取数据;或者检查是否存在异常,然后以邮件方式将异常情况报告给相关人员。
  3.与应用程序结合使用
  RPA机器人程序可以在某个应用程序下运行,比如从其他数据源提取数据,再在该应用程序中对其进行操作。例如,检查皂液瓶上的传感器。
  4.打开文件和附件
  RPA机器人程序可以打开其他应用程序发来的文件和附件,并对其中的数据进行操作。在典型场景中,机器人程序通常会有5~6个数据源,分别是总分类账、ERP系统、HR系统、核算信息系统、客户关系管理系统,还可能包括车间的生产系统。
  5.复制和粘贴数据
  机器人程序可以复制和粘贴数据,将数据从一个应用程序转移到另一个应用程序,例如从其他应用程序接收到的数据文件或附件。当输入来自其他数据源的数据,或在不同数据源之间进行复制粘贴时,可能会产生异常。RPA机器人程序能够读取结构化数据,并标示异常。一个机器人程序可以对数据进行上千次的检查,标记需要处理的异常。
  6.重构数据
  机器人程序可以重构数据,使之连贯一致。例如,它可以从银行网站(前提是该网站数据是结构化数据)检索货币汇率,并按指令运用;还可以载入月利率、期末利率等数据。
  7.编制报表和发送邮件

  在数据经过收集、处理并排除异常后,RPA机器人程序会编制最终报表,并以邮件形式发送。


RPA的工作方式

  大多数FP&A软件会简化财务部门必须处理的一些重复性工作。机器学习和人工智能也被用于自动化部分工作,但与这两者不同的是,RPA不涉及学习或解决问题。RPA受控于设定的业务逻辑和结构化输入,且不会背离其规则。
  RPA机器人程序可以从外部系统导入数据,但无法执行外部系统的工作。就像机器人罗茜可以开启洗衣程序,却仍需通过洗衣机与干衣机来洗衣服、烘干衣服。
  在其他应用程序完成RPA机器人程序分配的任务并报告结果后,RPA机器人程序接收该结果,并继续执行其脚本任务。

 

财务部门获益良多

  RPA的一大好处是使高素质员工从长年累月的数据收集枯燥工作中解放出来,从事更有价值的工作。员工不讨厌他们的工作时,就会少出错,速度也会更快。机器人程序没有这种感受,因此可以快速准确地处理同样的工作1万次仍毫无怨言。
  以下是财务团队从RPA受益的三方面例证。
  1.月末结账自动化:大部分CPM软件供应商会在应用程序里创建工作流,但是只有纳入数据加载和确认等其他任务,实现月结流程自动化,才能真正提高自动化的价值。在工作流中,可能需要自动使用汇率、从多个数据源导入总分类账数据、列入公司间业务往来数据,在数据导入后,包括货币换算、公司间冲销日记账、核算关键绩效指标(KPI)等工作的流程,就可以设定在夜间自动运行。这使财务分析师得以将工作重点从数据收集转向数据分析。
  2.报表编制和发送自动化:为会议编制报表和/或发送报表,是另一项有待自动化的低附加值重复性工作。报表生成后应自动添加用户访问限制,例如,一个简单的损益表应该可供多个部门或组织使用,并且只向用户显示其被允许访问的部门或组织。RPA机器人程序在这方面的一项基本工作,是将多份报表组装合来发送给个人使用者或小组,确保财务分析师不再浪费时间整理分发纸质报表。
  3.预算数据预填充自动化:RPA机器人程序还可以基于公司准则,把数值预先输入到将要处理的预算文件里。这可以让预算编制员在数据输入上先行一步,缩短完成预算方案的时间。通过人性化界面,预算编制员可以将以前的实际数据和预测值,例如,收入上浮5%、某些产品的人工成本降低或所有运营费用都下降2%,组合起来输入到新预算中。这些自动化计算生成的数据成为编制预算的基础,从而节省了编制员的时间,还可以使其更易于进行假设分析。


担忧尚存

  RPA使用方面最普遍的担忧,也是人们一直以来在业务流程自动化和机器人使用上的担忧——担心机器人会抢走他们的工作。实际上,有些工作确实会发生变革,有些工作则不再需要那么多人来完成。
  人们面临两种选择:是继续以低效率、不尽人意的方式从事枯燥的工作,还是将这些工作移交给机器人程序。在两者之间做出选择并不难。员工过渡计划可以缓解机器人程序使用方面的担忧,因机器人程序接手了员工的部分手动工作,也就减少了他们的这部分工作量,对他们来说,从乏味的工作中解脱出来后,就有精力创造更多的价值。
  员工教育是所有RPA实施计划的重要组成部分。让员工们尽早参与其中,加入机器人程序编程团队;那些不会编程的员工,可以参与识别哪些流程是可编程的;让他们成为RPA实施团队的一员,使他们参与其中并保持相关性。这些员工确认可编程的流程,程序员编写脚本程序,非程序员协助测试,每个人都是团队的一员。如果没有亲身参与,一些员工可能会产生危机感,甚至为了保住自己的岗位蓄意破坏RPA实施工作。
  这种教育和参与的一个内容,是帮助员工发现RPA带来的职业发展机会。Gartner公司已经确定了RPA工作环境所需的几种不同类型的专业技能。
  首先,整个自动化项目需要有一个人或一个团队来监督——其需要全面了解组织及其系统、工作流和报表生成情况。
  其次,机器人程序需要维护。企业在不断发展,机器人程序就不会是一劳永逸的工具。编程后的机器人程序可以从总分类账中提取数据,但在总分类账经理增加27个新账户后,就需要有人告诉机器人程序添加这些新账户。维护需求时时都有,在很多情况下尤其是流程初始阶段,让遗留系统与流程方面的专业人员参与进来将大有帮助。
  机器人程序授权使用是付费的,因此组织内部必须具备机器人程序调度方面的专业知识,以经济高效地使用RPA。脚本程序的时间安排尤为重要,如果你把几个脚本程序都用来最大化生产力,那可能并没有充分利用资源。假如机器人程序乙要花30分钟等待机器人程序甲完成某个进程,那它完全可以用这段时间做其他事。RPA团队要不断进行这方面的调整,来高效地使用机器人程序。
  即使在启动RPA计划时并没有计划马上使用机器人程序,也要考虑未来的潜在需求。传统财务专业人员不一定愿意从事脚本程序维护和机器人程序调度这类相当专业的工作,因此,组织在开始实施RPA计划时,就应当物色有志于自动化的人员,把RPA监管列入其工作职责中。


RPA使用入门

  某供应商在通过RPA进行综合分析后,建议组织使用37个机器人程序来最大化自动化的优势。组织可以先购买一个,从小处着手,先自动化一个流程,微调改进直到满意。掌握了整个过程后,再自动化第二个流程。同样,调整好后,再添加下一个。设法取得一些立竿见影的成果,并最大限度地运用第一个机器人程序,直至清晰地掌握方法,证明可以投入使用第二个机器人程序。
  记住:不必为每一个流程彻底改写程序。如果你编写的一个脚本程序是“登录ERP”,这个程序会被反复用到。无需为每个系统编写一个新的登录脚本程序,尽量使用和改用已有的。
  归根结底,还是要让正确的人做正确的事。目前,业内已有很多不同的RPA实施方法,有些是由财务部门全权负责流程自动化,有些是将职责分散到各个不同的部门。
  极有可能出现的一种情况是,有些员工缺乏在RPA环境中发展的必要技能或能力。经济学家Doris E. Pullman在1958年就已经意识到这一点。最终,一部分员工会被机器人取代,但更多的员工尤其是财务人员,将发现新的机会,创造远远高于传统财务职能的价值。

 

 

                        

Ron Massicotte,Prophix公司开发和实施部门总监,此前拥有15年企业绩效管理(CPM)经验。联系方式:rmassicotte@prophix.com。


林芹 译,郭强 校

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