小企业的清单列表
2017年第4期 404 < 返回目录
有效利用清单列表可以逐渐简化操作,并提高效率。

  小企业很少拥有足够的资源雇用专业人员。每一个角色的职责范围都很广,通常包括领导责任、运营、会计和财务、项目管理、市场营销与合规经营。这些日常事务的复杂性和可变性使得人们容易出错。此外,小企业的经营环境中充满了干扰因素。对一个复杂的流程来说,每一次暂停和恢复都可能遗漏一些步骤。再加上流程期限和生产定制化的压力,可能会导致诸如客户不满意、延迟或被出具不可靠的报告、税务处罚、无证交易、行政处罚,甚至暂停经营权的结果。造成此类问题的主要原因是记忆错误、分心和走捷径。这有补救措施吗?那就是清单列表。

  最为大众熟悉的清单类型是物品清单和程序清单。物品清单包括装箱单、购物清单和任务清单。程序清单则最适用于复杂任务的完成。程序清单可以是“读取—执行”或“执行—读取”清单。“执行—读取”清单用于无需按特定规则完成的日常事物,从而使得用户可以照常执行任务,并检查列表以确保所有任务和通信都已完成。“读取—执行”清单要求用户阅读整个清单并按清单顺序执行任务,通常在执行的顺序很重要时使用。“读取—执行”清单的一个例子就是施工清单——逐行、逐日列出需要做什么,由谁做和按什么特定顺序做。一个小企业可以通过有效地创建和执行程序清单来提高内部控制,并在精简人事安排的情况下明确职责的划分。

  使用清单的好处之一是在不走捷径的情况下保持运营效率。走捷径通常会由于个人偏好和价值观而随机省略一些步骤,而运营效率是有意地省略了不必要的冗余,并根据预定的标准删除了一些步骤。走捷径的问题在于它们运行良好直到不可避免地失败。走捷径可能会因为一时的判断失误而忽略一些步骤,这是由压力或沟通不足而导致的。清单有助于控制任务执行的顺序和完整性,并能很好地协调团队。小企业通常拥有较少的技术资源来提高生产力和保持连贯的工作流程。制定和执行适当的清单有助于合作交流并提高运行效率。

  一个好的清单应当做到精确、易用和实用。它应当被测试并随时更新,且应该包含关键的沟通要点和可能被错过或忽视的关键步骤。清单应与人员、制度和流程相一致,以保证参与流程的人员了解清单以及沟通的需求。清单上列出的每个步骤都应该对预期目标的成功至关重要,每个步骤的结果必须明确、可衡量和可实现。在工作流程中,使用自然间断来转到下一个步骤。通过一步一步的检查,多余的步骤就可以从清单中删除。通过列示清单使用人姓名及对应职责,并明确每一步骤的责任人,清单列表可作为问责制的工具。


清单细节

  目的明确和格式统一的清单更易于使用及融入具有独特组织文化的小企业。通过使用统一的、易于阅读的字体大小和样式来最大限度地减少杂乱。只有做出颜色标示的关键步骤需要特别注意。为每个步骤标上清晰的标题,以便使用者明白目标。使用问答形式将清单制作成流程图,以指导使用者进入下一步。列出清单日期,并列出修订号,以便每个人都使用最新版本。保持清单在一页以内,如有必要,指导用户使用单独的清单或特定任务的说明,以缩短清单。将用户自定义功能构建到清单中以增加适应性。精心设计的清单可以作为下一个项目的模板。

  当每个步骤完成后,需在清单上标记。定期打印新版本的清单,标注需要在指定时间内完成的步骤。在不能自主决定的情况下,纳入或整合通信任务清单并将其作为协作工具。当团队成员需要通过讨论处理突发问题时,应明确讨论日期或事项,并将具体安排标注到日历上。


清单修订

  如果清单的使用结果至关重要,那么需要先在模拟环境中进行测试。只要前几次测试结果没有漏洞,就可将其用于现实环境。在任何时候,如果清单使用者遇到困难或使用不成功,应修改说明或任务。修订常常没得到应有的关注,一些参与者可能过于执着于对原始清单的完善,或者只是忙于重新审视头脑风暴方面,而忽略了对流程的改进。技术、人员或规则可能会发生急剧变化,从而使检查表过时。因此,持续的修订对长期成功至关重要。

  用户反馈可以明确在合理的时间范围内该清单的适用性以及是否会造成延误。检查清单是否与自然工作流程相符以及清单是否有助于在使用者发现错误时主动更正,是很有用的。

  既然清单有那么多好处,为什么很少有小企业能高效地使用它呢?一个常见的看法是,工作太复杂而无法压缩到一个清单里。但有时这只是人们不愿意改变而已。开始的关键在于开发一个简单的系统来创建清单,并形成一贯使用的习惯。成功使用清单的一个直接步骤是在电脑或移动设备上下载一个清单应用程序(如checklist.com)。许多应用程序提供协作和排程,以实现执行清单过程的自动化。有效地利用技术可减少分心。有效的清单为小企业克服限制并充分利用其有限的资源,为在不同的环境中竞争提供了一种价格低廉的方式。



          

Heather Brain,Brain CPA商业策略有限公司所有者,其为美国德克萨斯州休斯顿小型咨询公司。也是IMA小企业金融管理事物委员会成员。联系方式:heather@baincpafirm.com。


陈立彬 译,余静 校

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