财务自动化的力量
2017年第4期 911 < 返回目录
让财务人士去开展那些富有实效性和战略性贡献的分析型工作,进而驱动公司业务增长。

  会计和财务专业人员对于推动公司战略实施和未来业务增长至关重要。但是许多大中型公司的决策者并没有充分利用财务人员的能力。近日,由Censuswidehttp://bit.ly/2fA0n1Y)主导的BlackLine调查显示,有52%的企业决策者(他们来自营业收入在2.5亿美元以上的公司)承认,他们的财务团队具备帮助企业成长的创业思维。近半数的被调查者(45%)认为,深刻理解未来财务需求是企业发展所需的最重要的技能。与此同时,31%的被调查者表示,他们所在的公司很大程度上忽视了财务管理效率的改进。 

  手工处理在未来的财务工作中将没有立足之地。那些单调重复的工作占用了太多时间并导致工作负担不均衡,以及挫败感加剧。当然,自动化处理本身并不足以让财务团队转型。


财务人员离职率高的原因分析

  传统“记账-报账”(record-to-report, R2R)的工作流程是一种过时的会计工作模式,存在着降低工作质量、准确性和时效性的风险。资产负债表上每一行数字的背后可能都有数以千计的交易事项,而这些通常是财务人员为了赶在最后期限之前,加班加点地工作,以手工方式汇总、加工和调整而得到的。这种工作方式易于出错,给员工造成了巨大的压力,并妨碍了会计工作的效率、可调性和可见性(见图1)。


 

  “记账-报账”模式要求在短时间内集中完成大量的工作,并让数据处理和报表工作推迟到会计期末。由于大量工作集中在一周左右的时间来完成,会计和财务团队面临着代价高昂的挑战。 

  目前越来越强调财务报告的透明度,而电子表格并不能提供这种可见性。在没有中心数据库的情况下,会缺乏控制和出现无法避免的不一致性,以致影响总体战略和决策,进而给组织带来深远的负面影响。这种状况加上传统的技术,会令会计和财务工作的各个方面都不能与时俱进,从而导致员工失去工作动力,部门上上下下都不满意,最后加剧了人员流失。当工作内容丝毫不能让他们应用积累已久的分析技能时,财务人员会感到被排除在从战略层面思考企业发展的工作之外。


财务自动化

  为释放财务人员的价值,需要让消耗他们大量时间和精力、单调重复的手工会计工作以自动化方式来完成。以自动化方式来完成那些重复的、条理有序的、透明的工作流程,可以降低风险水平和提高财务报告的可信度。由此产生的效率和效果会解放财务人员,使他们专注于分析和提供决策建议,而这正是他们当初以财务作为职业的原因。如果推行得当,这会使财务人员重新爱上他们的工作,而且更好地留住人才,他们战略性的眼光最终也会反映在财务报表的净利润上。 

  成功的流程改进项目一定始于基层。当工作流程被一步步分解为更小的模块时,可持续自动化和优化的机会就会自然地浮现出来。许多最易于改进和自动化的流程通常也涉及最多的手工工作并且是风险最高的。这包括复杂的、基于逻辑判断的会计日记账、差异分析和核销未清项目。以下列示了一些很可能具备自动化条件的工作流程,并以信用卡应收款账户的对账流程作为例子。 


适于进行自动化的会计流程

账户对账

交易配对 

封闭的任务和报告

日常大量的调节项

账户余额的波动分析

关联公司交易 


  企业在自动化的早期阶段可能以电子表格完成对账,打印出来并保存在某个文件夹中。显然,改进的第一步是采用对账软件。这有助于简化并控制流程,但调整分录仍然需要以手工方式在ERP系统中创建,并作为证明对账金额一致的附件。

  对此流程进行改进的第二步是日记账分录创建和过账的集中化操作,以确保调整分录总能与相应的对账过程保持一致。这样在创建分录的过程中就确保了一致性和可控性,同时使所有核对项目都具有实时的可见性。然而,在信用卡应收款的例子中,这个账户基于数千个交易和事项,需要手工进行勾选和配对,这个流程充斥着各式电子表格、宏,令人生畏和困惑。

  当一个组织开始集中进行账户对账和日记账处理,以使其“记账—报账”变得现代化时,自动化的交易配对可以进一步简化,以创建综合性的从端到端的工作流程。交易配对可以创建日记账分录并过账,发送核对项目至账户对账单,并标识出需要人工处理的异常情况。

  通过交易配对,自动化录入日记账、账户对账,诸如信用卡应收款对账这类传统资源密集型流程就可以持续地进行自动化操作,让会计团队留出时间只用处理异常情况。 

  当这个流程实现自动化处理并不断优化时,可以想象一下将成果推广至所有对账工作、分类账录入,以及交易配对等工作的可能性。这种自下而上的方法使企业可以随时有条理地、持续地改进工作。通过采用新技术,改进工作流程并释放了人力,整个企业可以获得前所未有的敏捷性、商业智能分析能力和数据驱动的决策方式。 

  您是否准备好迎接未来的财务工作了呢?关于如何利用财务自动化实现企业会计和财务工作的真正转型,有如下三种富于成效的方法。综合运用这三种方法,可以帮助企业吸引人才,而不是耗费人才。


流程:持续性会计工作的力量

  很多公司都在月末会计处理这一领域有效地推行了财务自动化。当实施加快财务结账流程的自动化措施时,公司可以进一步采用持续性会计工作模式,以使自动化、控制和月末会计工作融入日常会计活动中(见图2)。这样可以让有严格时间要求的会计工作安排与更广泛的业务活动紧密地保持一致,并且让技能熟练的会计人员可以花更多时间从事研究型和分析型工作,从而提升企业的整体价值。这种流程改变与新技术的结合会带来更高效的结账流程、更及时准确的财务数据,以及更有效的组织。


 

  一家大型博彩公司在其会计活动上采用了这种工作方式,带来了立竿见影、可客观量化的效果。该公司已经实施了流程改进,可以审核每个销售终端(point-of-sale,POS)系统中的餐饮售卖交易数据,每天跨越30多个地方。这意味着检查和更新1,000多个不同的电子表格,并以手工方式确保每一个项目都被记账,并和其他相关项目恰当地关联在一起。在进一步自动化之前,尽管该公司已经使这个流程成为日常工作流程的一部分以及持续性会计工作的一个关键环节,这一工作仍然需要大量的人工干预,而且花费很大。更严重的是,所有这些结果都需要审核,月末时账户需要进行对账,这项工作需要在结账期间仔细审核电子表格中超过3万个单元格。 

  这个重要却是人力密集型的流程迫使该公司想方设法地寻求更好的方式。公司使用了一个软件系统,可以自动比对每个POS系统的交易,只有异常情况(或者说未配对的交易)需要在日常例行工作中予以关注。调整分录几乎可以实时地编制出来。因此,该公司可以每天都对这些交易数量庞大的账户进行对账。这一可持续的自动化流程不仅保证了当日余额的准确性,被用于分析和业务决策支持,同时也简化了月末这些账户的对账工作。 

  采取类似措施表明会计和财务的运作方式发生了根本性的变化。当刻板的工作被自动化流程所替代,会计和财务工作可以更加积极主动地反应,而不是被动反应,并且可以实时提供准确的信息。这样技能熟练的会计人员可以从乏味的事务性工作中解放出来,去关注大局的分析,从而提升整个企业的价值。


人力:优秀财务人员的力量

  通过实施持续性会计工作,从事日常工作的普通财务人员可以转变成优秀的财务人员,提供高价值服务,如舞弊调查、合规工作、数据分析、技术战略以及商业建议。 

  当该博彩公司把手工会计流程改为自动化流程时,其会计和财务团队只需花费很少的时间手工查找错误,及时处理发现的异常情况,因为不必以手工方式在不同的系统之间传递数据,也节约了时间。在该博彩公司的软件中嵌入内部控制措施,不仅加强了可见性,提高了准确性,而且还能以少得多的时间获得更好的结果。 

  在这一工作流程实施到位后,财务人员可以把注意力转移至数据分析和报告上,以发现问题或者发掘商业趋势,制定评价工作成果的标准,以及持续地改进内部流程。那些被确定为高度重要的账户可以被贯穿全月地进行监督,并且在需要时可以做到每日监督,这意味着有更多时间处理需要进一步调查的项目,在月末不必再进行紧张的审核了,同时可以侧重于结果分析,以应对不断变化的商业趋势。 

  优秀的财务人员在其业务领域内是公司的专家。他们的知识和专业技能使他们凭借直觉就可以察觉错误、合规性问题,以及舞弊迹象。有时间做分析工作可以使他们识别出影响公司净利润的市场情况变化。一旦他们接纳了自动化,他们就可以开始创造一个持续改进和进行前瞻性思考的环境,这正是财务团队保持主动性和贡献全部价值所需要的。

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技术:机器人流程自动化的力量

  技术的使用会带来不同层面的好处,这直接引出了一个话题——机器人流程自动化(RPA)。根据机器人流程自动化研究所(IRPA),“机器人流程自动化是应用技术,借助它企业可以配置计算机软件或一个‘机器人’来捕捉和解释现有的应用程序,以用于交易处理、数据修改、触发反应,以及与其他数据系统通信。”很多人担心RPA会取代诸多会计岗位,这个担心一定程度上是对的,但方式并不是他们想象的那样。 

  当前的RPA很大程度上由流程自动化所推动,这些自动化的流程是基于各种规则驱动和执行的。通过运用业务知识和人工智能以更新规则引擎,可以教会机器人对自动化流程进行持续改进和完善。要实现这一步,需要把自动化的功能扩展到交互界面背后的流程、系统、数据,以整合不同的财务系统。 

  例如,当财务人员在分析异常情况时发现一个常见线程问题,可以创建一个规则来处理这类情形,使其不再被视作为异常情况,当然前提是有关流程的财务自动化已经实施到位。当企业自动化的流程越多,就越有可能发掘出新的可进行自动化的领域。基于RPA的规则将随着时间的推移而持续改进。目前,财务人员可以通过确定哪些能够形成定制化规则,以最大程度地利用好上述技术。 

  通过抓取和处理形成财务交易事项的各种数据,RPA可以取代由许多财务人员操作的、庞杂的数字处理工作。因为机器的工作方式自始至终保持不变,,数字计算可以分毫不差,消除了人为出错的风险。随着时间的推移,这将带来更少的异常情况,更多的账户自动对账,已结算项目、关联交易自动记账以及日记账分录自动过账。因此,RPA将取代部分传统会计工作。 

  机器人流程自动化的影响并不在于用机器人代替自然人,而是解放财务人员以关注战略性工作。高阶财务工作非常复杂,不论是调查会计异象,评估财务报告,计算公司所得税,还是需要深入掌握的专有技术和分析能力,都体现着细微的差异性。用RPA去做那些无需技能的工作强化了会计职能。它让财务人员能运用自己的知识来不断提升机器人的能力,从而促进会计工作的持续改进,同时解放了财务人员去从事分析性和前瞻性的工作。它使得有能力的员工能为部门和公司提供战略性的服务。


财务自动化的五个步骤

  很多组织害怕财务变革项目,对把握变革切入点的迷茫使得很多公司还没行动就选择了放弃。以下五个小技巧将有助于确定重要的第一步以及接下来的几个步骤,并且避免误入歧途: 

  1.标准化和简单化。先从最容易的领域开始,考虑那些不仅是容易有风险,而且能有立竿见影之效的手工流程。 

  2.交易自动配对的类型。要意识到定制化的解决方案有着昂贵的开发成本,而且不是所有交易配对工具的开发难度都是一样的。要找一款可以处理大体量数据同时也能灵活处理异常情况的工具,以满足自身的个性化要求。

  3.资产余额的持续审核。确保大多数对账工作都实现自动化而不只是一部分。确保自动对账设置可以在科目层级实施,以使独特的规则和控制流程能够充分满足需求。这有助于让尽可能多的对账工作以自动化方式进行。 

  4.增加可见性和强化控制。停止使用电子表格,它不会带来现代业务管理所需的高效、控制和可见性,因为它的设计初衷本身就不在此。 

  5.连接并整合现有系统。财务自动化对现有系统不是取代,而是强化。应用云技术,不仅是对既有信息系统投入的更好补充,同时也让会计和财务团队拥有自己的技术而无需花费高成本来雇用IT人员。


现在就应该行动起来

  当前会计和财务团队的人员流失率已让企业付出了高昂的代价,并影响了企业的绩效和增长。是时候行动起来了,通过财务自动化来扭转这一局面。是时候提升财务职能的角色,建立对会计流程的信心和增强对业务活动的洞察力。是时候让财务人员坚信,他们真的关乎企业发展。是时候解放财务人员,让他们变得真正优秀。



                             

Susan Parcells,CPA,BlackLine(一家财务控制和自动化软件的供应商)财务变革高级总监,产品专家。联系方式:susan.parcells@blackline.com。


刘子亚 译,古南辉 校

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